Техника заполнения электронных форм.

На этой странице:

1. Формат документов, используемые программы.

2. Нужные инструменты.

3. Пишем кириллицу.

4. Размещаем больше информации.

5. Пишем PRESENT или N/A в поле даты.

6. Прочие приемы.



Часто приходят письма с вопросами о том, как заполнять поля форм кириллицей, как впихнуть в маленькие графы всю необходимую информацию и т.п.

Выполняю обещание, данное мной ранее - описать попонятнее весь процесс работы с PDF-формами.

1. Формат документов, используемые программы.

Формы, доступные для загрузки с официальных сайтов, выкладываются в формате PDF. Наверняка всем известно, что файлы PDF легко просматриваются бесплатной программой Adobe Reader, предназначенной именно для этой цели. В ней же можно с относительным удобством заполнять PDF-формы. Основные неудобства при этом следующие:

  • проблемы при вводе в поля форм русского текста (кириллицы);
  • невозможность сохранить заполненную форму (её можно только распечатать).

Обе эти проблемы обходятся при помощи программы Adobe Acrobat CE, которая представляет собой средство создания и редактирования файлов PDF. Эта программа коммерческая; где её покупать - вопрос отдельный и здесь он рассматриваться не будет.

Важное замечание: для достижения максимального эффекта обязательно потребуется Adobe Acrobat с индексом CE, который означает центральноевропейскую версию, предназначенную среди прочего для работы с кириллицей.

По некоторым данным, часть выложенных на официальных сайтах форм имеет защиту от изменений. Работа с защищенными документами - это отдельная тема, выходящая за рамки этой статьи.

При написании данной статьи использовался

2. Нужные инструменты.

При всём изобилии средств, предоставляемых Акробатом для работы с документами, потребуется совсем немногое. В выпадающем меню Advanced Editing включить соответствующую панельку кнопок - Advanced Editing Toolbar:

Появится панель инструментов "продвинутого" редактирования, из которой нам понадобится только Object Select Tool, он же инструмент выбора объектов, или просто стрелка:

Этой стрелкой можно выбирать такие элементы документов, как поля, элементы изображения, рисунки и т.п. В противовес ей существует (и пригодится) инструмент выбора текста - Text Select Tool:

Из этой кнопки выпадает дополнительное меню из нескольких пунктов, но они скорее всего для решения наших задач не пригодятся вообще.

3. Пишем кириллицу.

В некоторых формах требуется вписать имена и адреса русскими буквами. Изначально этого в формах не предусмотрено, поскольку все поля имеют по умолчанию возможность отображения только латиницы. Как это исправить:

Берём инструмент выбора объектов. Все доступные для редактирования объекты в форме сразу выделяются чёрными контурами и на них появляются прямоугольные метки с их именами. Ткнув правой кнопкой на нужное нам поле (то, которое должно содержать русский текст), получим контекстное меню (на фоне - все редактируемые объекты чёрного цвета; текущий объект - красного цвета):

В выпадающем меню нас интересует последний пункт - свойства объекта, или Properties. При его выборе откроется диалоговое окно свойств объекта, в котором нужно выбрать вкладку Appearance (внешний вид):

(Окно свойств можно также открыть двойным кликом на объекте). Выставляем в этом окне параметр Font Subset в значение Cyrillic, выбираем подходящий размер шрифта - и всё готово. Не закрывая этого окна, можно стрелкой выбирать другие поля и работать с их свойствами.

4. Размещаем больше информации.

Как это часто бывает, поля форм имеют слишком маленький размер для того, чтобы вписать в них даже самое необходимое. Обходим эту засаду: открываем вкладку Options в свойствах поля.

Самое интересное тут - параметр Multi-line, который разрешает или запрещает тексту в графе размещаться в несколько строк. Если флажок снят - текст будет размещаться в одну строку. Включаем этот параметр. Теперь в одну графу можно уместить несколько строк текста. Нам хватит и двух.

С параметром Scroll long text можно поэкспериментировать отдельно; теоретически он должен разрешать прокрутку в поле длинного текста. Нам это кажется не нужно, ибо на распечатке никакая прокрутка невозможна. Можно этот параметр отключить, но если не мешает - можно и не трогать.

После этих манипуляций можно перейти на вкладку Appearance и уменьшить размер шрифта, чтобы двум строкам было не тесно. Приемлемые результаты дает шрифт Arial с размером 6 пунктов.

Едем дальше. Если попробовать теперь набрать текст (взяв предварительно инструмент выделения текста), станет ясно, что такой результат нам не нужен - он набирается ровно посередине между верхним и нижним краями поля; места для второй строки не остаётся. Поле нужно подвинуть вверх и немного растянуть его по вертикали:

Чтобы подвигать поле по листу, достаточно повозить его мышкой за середину; можно то же самое сделать курсорными клавишами. Размеры меняются, если цеплять мышкой за квадраты в углах и на сторонах красного прямоугольника.

5. Пишем PRESENT или N/A в поле даты.

В некоторых случаях в поле даты нужно вписать PRESENT - например для того места работы, где заявитель работает в настоящее время. Иногда можно (но наверное необязательно) вписать N/A - если например стоит дата смерти человека, который жив и здоров. Проблема в том, что ни то, ни другое изначально в поле даты не пишется. Решаем проблему. Открываем свойства поля, вкладку Format:

Именно здесь формат Number (число) нужно заменить на None. После этого в поле можно будет вводить что угодно, а не только цифры. После этого идем на вкладку Options и выключаем параметр Limit of...characters (ограничение в ... символов) - иначе от слова PRESENT в поле даты поместятся только первые 4 буквы.

Вероятно, придется подвигать поле или изменить его размеры - но это уже проходили.

6. Прочие приемы.

Когда нужно изменить параметры нескольких строк таблицы, можно воспользоваться простым приёмом: сначала вручную выставить параметры полей первой строки, затем удалить поля из остальных строк и поместить на их места копии "правильных" полей из первой.

Чтобы выделить несколько полей, можно просто охватить их прямоугольником с помощью инструмента выбора объектов. Все выделенные поля будут помечены цветом. Теоретически, выбрав несколько полей, можно открыть окно свойств и править параметры всеей выбранной группы. Но это не всегда удобно.

Копию одного поля или нескольких выделенных полей создать очень просто: при нажатой клавише Ctrl утащить их мышкой в нужное место. При этом оригинал останется на прежнем месте. Чтобы сделать сдвиг точно по вертикали или по горизонтали, нужно держать нажатой клавишу Shift - это поможет сохранить таблицу ровной.

Далее: у каждого поля в документе есть имя - параметр Name:

Когда вы скопируете поле, копия получит то же самое имя, что и оригинал. Вот тут нужно проявить внимательность: поля с одинаковыми именами будут иметь одинаковый текст, а это совсем не нужно. Поэтому после копирования нужно просто поменять имя каждого вновь созданного поля.

На вкладке Validate (проверка правильности) могут быть включены параметры, отвечающие за проверку введенного в поле значение. Иногда они могут сбить с толку - можно их выключить: установить Field value is not validated (значение не проверяется).

На этом курс молодого бойца закончен. Этих сведений вместе с имеющимся Adobe Acrobat CE вполне достаточно для качественного и полного заполнения всех форм.

 

Последние изменения в этом тексте: 28 June, 2005
Публикация без ссылки на сайт http://graysite.bicada.com запрещена.